●第2回　実行委員会　２００２年９月２９日

全会員に宛てた約2900通の開催案内の発送も終わり、出席の申込もボツボツ届きはじめました。同窓会当日まで残すところ一月余り。具体的な準備計画についての進捗確認と今後の作業ついての話し合いを行いました。

日時：
9月29日(土)　午後１〜4時

会場：
ルネ門前仲町(小丸君の自宅マンション)の集会所

出席：
小坂(事務局)、中川(事務局)、門田(名簿)、岡田(会計)、松原(会計)、小丸(会計)、有宗(広告･資金)、上原(広告･資金)、藤井(広告･資金)、西谷(進行)、三宅(元締め)　以上11名

議事：
(1)次回｢学年幹事会｣(10/23)の件
・資料のうち、1)企画概要については三宅、2)学年幹事会出席者リストは柿本さんに作成依頼、3)学年別申込状況についてはその時点の最新のものを使用する。
・49年卒からは、各担当1〜2名が出席。会計は3名とも不都合のため、事前に三宅に引継ぎ。
(2)会計関連
・ここまでのところ、印刷・郵送を中心に費用面は抑制気味に進めており、10〜20万円程度の余裕は確保できている。
・基本予算は260人の出席を前提に作成しているので、広告･寄付と特に参加費収入の規模が見えるまで、今後の見通しについては何とも言えない。
・収入見通しが立つまでアトラクション等の予算が組めないのは問題。また、最悪ケース参加者不足による赤字が出た場合に実行委員がかぶるというのも問題。従って、第一回学年幹事会で承認された予算案の範囲ではオーソライズを得たものとして当然に支出することを前提とし、万一参加申込が低調な場合には赤字（本部資金による補填)の恐れがあることを明示した上で各学年幹事に一層の動員を依頼することとする。
・実行委員会や作業等の会議費用については、ここまで一切各参加者の手弁当に頼ってきているが、本来同窓会準備の実費として予算から支出すべきもの。収入金額が確定したところで精算という形をとりたい。
(3)広告･資金
・9/27現在、58万円分までの広告･寄付を確保。(東京同期の名刺を除く。)
・依頼書簡を送っただけで直接コンタクトできていない相手が20人弱あり。←9/30週をメドに上原君にて電話連絡。
・名刺広告の申込、名刺現物、入金確認の照合については、基本的には中川君にて実施。(10/10以降)
・名刺広告と、同窓会当日持込の寄付等については、同窓会終了後に礼状発送。
(4)名簿
・同期の申込、入金状況を確認。
・問合せ対応マニュアル配布。
(5)全体企画
・食事、飲物等については概ねメドたった。
・アトラクションについて、現在産みの苦しみの最中。椿山荘から紹介を受けたものはいずれも内容の割に費用がかかりすぎる。写真撮影については進行管理が困難なうえ収入源としても余り期待できないことから、実行委員にて何台かのデジカメ持込で対応。
・いずれにしても、時間の短いもので全員が集中できるものを継続検討。(｢クイズ誠之館｣など)
・着席配置については、特に若い世代で同期出席者が少ないグループについては、各テーブルに2〜3人の49卒を配置するような工夫をしたい。
・当日、49卒は全員スタッフとして福山製作のハッピを着用する。
(6)プログラム冊子製作
・10/2１　各原稿、広告(一般および名刺)〆切。
・10/22〜31　用紙発注、校正
・11/1〜　印刷・製本
・11/8　納品(椿山荘)
(7)受付
・要員確保に難航している。50年卒の参画は引続き要請するが、場合によっては男子や福山参加の女子に応援求めるケースも。
(8)来賓招待、他
・招待者のリストを、東京同窓会本部に再確認する。
(9)進行
・進行管理表はこれから作成。
・司会者は西谷君が担当。
(10)打上げ
・特に東京側の参加者と、宿泊者をそろそろ確定する。

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